はんこ店ならではの請求書仕訳事情
請求書が届くたびに、ゴム印を押していました。
仕訳用の小さなゴム印。
「仕入」「外注費」「広告宣伝費」——それを請求書の横にポンポンと押して、電卓で叩いて、会計ソフトに手入力する。
毎月20日締めのたびに、その作業が待っているわけです。
まあこれがね、なかなかしんどい作業なんですよ。
毎回「あれ？これって仕入？外注？」って考えたり、当然計算は一発で合うなんて奇跡は起きません♡
ChatGPTで「なんとかなるかも」と思いまして
そんな悩みもＡＩが誕生して、解消するかも？
ってな思惑で、当時ChatGPTを駆使して作ったのがスタートでした。
最初に作ったのはExcelの仕分けテンプレート。
辞書シートに商品名とキーワードを登録して、計算式で勘定科目を自動判定する仕組みです。
「印材」なら仕入、「シヤチハタ」なら外注費、みたいな感じで。
これで手動計算はなくなったんですが、新しい商品が来るたびに辞書に手入力。
毎月ファイルをコピーして別名保存。
請求書の商品名は、辞書タブから、明細タブに、コピペ。
まあ結局「半自動」止まりで、劇的に楽になった感はなし(^_^;
GASとClaudeで、全部つながりました
転機はここ最近ずっと書いてる、Cursor＋Claudeへの乗り換えでした。
「これ使いにくいんだけど。自動化できないかな？」ってシステム見せると
と一言放ち、ガーッとコード書いてくれました(^_^;
そして完成した今の仕組みはこんな感じです。
① PDFを受信箱フォルダに放り込む
請求書が届いたら、Google Driveの指定フォルダに入れるだけ。
② ボタン1つでOCR読み取り
GeminiのAPIが請求書を読み取って、商品名・数量・単価・金額を自動抽出してくれます。
③ 辞書マッチで自動仕分け
登録済みのキーワードと照合して勘定科目を提案。
信頼度が高ければ「確定可」、低ければ「要確認」で色分けされます。
ちなみにこの辞書の精度がなかなかのもので。
たとえば「シヤチハタ ネーム9 既製」は仕入、「シヤチハタ ネーム9 別製」は外注費。
商品名はほぼ同じで違いは「既製」か「別製」かだけなんですが、それでも一度登録するとちゃんと区別してくれるんです(^_^;
人間でも一瞬迷う判断を、文字単位で識別しているわけです。
④ 要確認だけ手修正、あとは確定ボタン
「要確認」の黄色くなっている行だけ科目を直して、ボタンを押せば台帳に転記。
そして新しい商品名はその瞬間に辞書へ自動登録されます。
次からは「要確認」にならない、というわけです。
⑤ 月次サマリーまで自動
科目別の集計が自動で出るので、会計ソフトへの入力はその数字を見るだけになりました。
なかなかでございます(^_^;
一番の変化は「学習する」ということでして
Excelテンプレート時代との決定的な違いは、辞書が育っていくことなんです。
最初は「要確認」が多いんですけど、使うたびに辞書が実っていく。
今は新しい納品書が来ても、かなり多くの行が「確定可」で流れるようになりました。
ベースになっているのはChatGPTで作ったExcelですけど、「これは仕入、これは外注費」という感覚が、システムに移植されていく感じは、なかなか感慨深いものがあります。
しかも先日登場したClaudeのFable5に総点検してもらいましたから、おそらく完璧になったでしょう。
最後に
同じ仕組みをシステム会社に頼んだら、おそらく数百万。
保守費用で毎年数十万、みたいな世界だと思うんですけど、どうなんだろ。
それがGAS＋Gemini APIで動いていて、APIの費用は月数百円レベルだったりします。
ちなみにGemini APIはOCR（請求書の文字読み取り）に使っていて、GASはその自動化の仕組み全体を動かすエンジンって感じ・・・らしい(^_^;
ま、これも全部お願いしてやってもらっているんで、詳しくはよく分かりませんが。
コードなんか書けない私ですが、Claudeと一緒に1つずつ作りました。
「めんどくさくないために、めんどくさいことをする」——これは楽しい。
結果、ハンコは使わなくなりました。
……って、ハンコ使わなくしてどうする♡
