お店が80年以上続くと、良くも悪くも膨大な資料の山に埋もれます。
そしてここ最近はペーパーレス化も進み、徐々に社内からも紙が減ってきています。
スキャンしてPCなどに保管するアレですね。
正直な話鈴印のお仕事はアナログ御用達ですから完全ペーパーレスは困るんですけど、個人的には今の世の中が楽しくて仕方がない。
まあ本当に大切なことは今後も紙が残ると思いますので、それはそれ、これはこれ。
ペーパーレスには仕組みが欠かせない
数年前からペーパーレスに挑戦するも、したらしただけ資料がどこにあるのか？かえって分からなくなるのはよくある話。
原因は私自身の整理整頓が苦手な性格によるものだとは重々承知しつつ、この膨大な量をどうやって整理するかはやはり難しい問題。
今までは場所があったんですよ。だからその引き出しを見ればよかった。
だけどPCだとフォルダにしまいますよね？するとそのフォルダの場所が分からない。
フォルダ名なんだっけな？「宅急便」だっけ？「ヤマト」だっけ？「荷造り運賃」だっけ？検索するにも一苦労。
しまいにゃ同じ目的の違う名前のフォルダが重複して作られちゃって、もはや探し出すのも一苦労で、ペーパーレスならぬデーターレス♡
そんな折、ついに出会ったのがキントーンでした。
キャッチコピーが「サイボウズの業務改善プラットフォーム」ですからね、片付けが苦手な私にもぴったり。
とはいえ一番肝心なアプリ作成の部分を私がやっては、また場所が変わるだけでぐちゃぐちゃになりそうなのは火を見るよりも明らか。
そのためご縁あって現在は、富士ゼロックスさんに委託。
と言うのもこれまでゼロックスさんのドキュワークスで管理していた関係もあり、しかもゼロックスさんもキントーンを本格採用し、仕組み化のお手伝いなんかもしてくれていりるからです。
ちなみに私の希望は初めてEvernoteに出会った頃から、できれば手書きの文字すら検索できる、それが無理なら全データを対象に検索ができる。要するに保管場所を考えるのではなく必要なものが探せる環境。
しかもインターフェースが見やすければ最高。
まさにキントーンはドンピシャでした。
最初の打ち合せでこちらの要望をヒアリングしていただき、それに最適な環境のご提案。
さすが大企業を相手にされていらっしゃるだけあって整理整頓のノウハウが半端なく、こちらの悩みなどほぼ経験済み。
よって私自身目から鱗がご提案の数々をいただきました。
逆に今となっては、なんで今までやってなかったんだろう？的な業務改善が実現しました。
キントーンの可能性を探る
なんとなく使っていると、なんとなく何ができるのかは分かってきます。
だけど全貌がある程度見えないと、自分で何がしたいのかが分からない。
いわゆる分からないことが分からない状態。
そのため本日はゼロックスさんで開催されていたキントーンのシステム説明会にお邪魔してきました。
キントーンで何ができるのか？を聞いてきたんです。
まあびっくりしちゃいました。
私ごときが思いつくようなことは、ほぼ全てクリアされていることが分かりました。
しかも全て先を行ってるから、言われた通りに作るだけ。
それだけで情報を管理する労力が驚くほど短縮されます。
具体的にはみなさんにとっては当たり前なのかもしれない、注文を入力するだけで見積もり請求書まで完了してしまう、的なこと。
今まではそれぞれに独自のフォーマット用意して、その都度作って管理してたんですよね。
その手間がなくなることが分かりました。
私にとっては頭の中の梅雨明けか？ってくらい爽快な時間でございました。
最後に
冒頭でも申し上げましたが、私の仕事はアナログです。
でもそれらを最新のデジタルと上手に融合させることで、最新のものに生まれ変わると信じています。
それはもちろん機械でハンコを彫るなんてつまらないことじゃない。
私が社長になってからの目標は一貫してアナログとデジタルの融合です。
そのために最新のテクノロジーに触れている必要がある。
要するに遊びを仕事にする口実です♡
