ご存知の方も多いと思いますが、令和３年度の税制改正で「電子帳簿保存法」が改正され、令和４年1月1日から適用が開始されます。
改正内容を簡単に言うと、今までメールとかでもらった請求書などは印刷して保存しておけばよかったんですが、今後はそれらの電子データは国が定める要件に従って電子保存することが義務になりました。
それによって逆に、今後角印が重要になりそうなんです。
電子帳簿保存法の改正とは
まずは電子帳簿保存法の改正についてです。
今後メールなど電子取引での電子データを、保存要件に従って電子保存をしないといけなくなる法律改正です。
ちなみに電子取引とは、電子メールに請求書・領収書が添付されている場合や、ウェブサイトで領収書等をダウンロードした場合も含まれます。
保存用件は、指定のデータをすぐに確認できるように「取引年月日その他の日付、取引金額、取引先」を条件にして検索できるように保存すること。
また改ざん防止措置として、タイムスタンプを付すか、訂正削除防止の事務処理規定を備え付けるなどが必要になります。
もしくは、全て原本の紙を保管すること、となっています。
詳しくは国税庁のサイトをご覧ください。
電子帳簿保存法の改正によって考えられること
これまでは、印刷して保管しておけばよかった請求書や領収書。
それらが今後は、検索要件を満たすように電子データのファイル名やフォルダー名を考えたり、またエクセルで別に帳簿を作ったりする必要があるので、事務作業がかなりの負担増になります。
そのため一部では、電子データでのやりとりを減らして、紙に戻そうとする動きも見られるようです。
具体的には、備品を購入する際、これまでのAmazonから紙で請求書がもらえるアスクルに変えるなど。
また今までメールでやりとりしていた請求書を、全て原本の紙を送ってもらう方法に切り替える企業も増えると見込まれています。
ちなみにメールで先に請求書をもらっても、後から紙の原本をもらった場合は、先の電子請求書の電子保存義務はなくなるそうです。
電子と紙のどちらを選ばれるかの判断は企業によって異なりますが、いずれにしてもどちらかに大きくシフトする必要性がありそうです。
電子帳簿保存法の改正で角印が重要になる？
日本では紙に押印することで、その文書が正しいものであることを表しています。
請求書や領収書に角印を捺す意味は、それらの文書が正しく企業やお店が発行していることを証明するものです。
角印の意味を改めて整理しますと、角印は会社の認印、つまり偽造防止です。
領収書などは元データをパソコンで作る場合がほとんどですから、簡単に偽造されちゃうんですね。
例えばスキャンしてしまえば一発です。
そこに朱肉で角印が捺してあったらどうでしょう？
きちんと手彫りで作られた角印は偽造ができませんから、正しい領収書であることがわかりますね。
角印に関して、さらに詳しくは以下をご覧ください。
最後に
法改正を目処に、今後社内での文書保存方法を決めていく必要があります。
日々多くの文書のやりとりをする企業ほど、後回しにすると取り返しがつかなくなってしまいますのでお早めに。
そしてもしアナログの請求書を求められたら、安心を守るために角印をどうぞお忘れなく。
